Personvernerklæring for studenter

BDM har behov for å behandle personopplysninger når du søker om opptak til våre studieprogrammer.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b, samt universitets- og høyskoleloven § 3-7 og § 4-15.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som blir behandlet i Søknadsweb er:

• kontaktinformasjon
• fødselsnummer/D-nummer
• morsmål
• nasjonalitet
• opplysninger for sikker identifikasjon
• dokumentasjon av nødvendig kompetanse
• andre dokumentasjonskrav jf. studieprogrammets nettside.
  

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• Felles studentsystem (FS)
• folkeregisteret
• nasjonal vitnemålsdatabase
• andre universitet og høyskoler tilknyttet FS.

I hvilket system behandles personopplysningene?
Søknadsweb er en webapplikasjon for søknad om opptak til studier ved BDM, og er tilknyttet det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb også lagres i FS. Viser til personvernerklæring for FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter. Se oversikt over hvilke under.

Utlevering
I tilfeller hvor det anses som nødvendig, kan BDM utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til følgende parter/virksomheter: andre universitet og høyskoler, SIKT- for brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten, Difi – behandlingsansvarlig for innloggingsløsningene MinID, BankID og DBH- Database for statistikk om høyere utdanning.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med søknadsprosessen overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å behandle søknaden din. Dersom du får innvilget studieplass, lagrer vi opplysningene så lenge du er tilknyttet et utdanningsforløp ved BDM.

For å aktivere din studentstatus, må du ved hvert semester registrere deg i BDMs studieadministrative system Studentweb. Studentweb er en webapplikasjon som lar deg som utføre en rekke oppgaver, slik som semesterregistrering og oppmelding til undervisning og eksamen.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og universitets- og høyskoleloven § 3-9 og § 4-15.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som behandles i forbindelse med semesterregistrering er:

• navn
• fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
• kjønn
• kontaktinformasjon
• informasjon om din bakgrunn
• morsmål
• foto
• søknadsinformasjon
• samtykker du har gitt
• politiattest der det er relevant
• semesterregistreringsinfo
• faktura-informasjon
• din studieprogresjon og avsluttende gradering.

Hvor er opplysningene hentet fra?
Deg selv og Felles studentsystem (FS).

I hvilket system behandles personopplysningene?
Studentweb er koblet opp mot det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Studentweb også lagres i FS. Her finner du personvernerklæring for FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekker parter/virksomheter. Se oversikt over hvilke under.

Utlevering

• Bizview (BDM administrativt system) vil få utlevert din navn og kontaktinformasjon.
• Visma (System for registrering av innbetalt semesteravgift).
• Lånekassen for utbetaling av lån og stipend.
• Studentsamskipnaden i Oslo (SiO) kan få utlevert ditt fødselsnummer (11 siffer) navn og StudentID. Dette for at SiO skal vite at du er student og at du har rett til tilgang på SiOs tjenester. Studentbevisappen, for  digitalt studentbevis.
• Vitnemålsportalen, for digitalt vitnemål. I forbindelse med resultatutveksling vil personopplysninger deles med andre universitet og høyskoler (søknad om opptak eller innpass ved andre utdanningsinstitusjoner). 

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med semesterregistrering overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Opplysninger innhentet i forbindelse med semesterregistreing lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BDM.

BDM har behov for å behandle dine personopplysninger når du gjennomfører undervisning og praksis. Som student ved BDM vil du få tildelt en bruker til digital undervisningsplattform og timeplanlegger/bookingsystem. Videre har BDM behov for å behandle dine personopplysninger i forbindelse med eksamensavvikling. 

Rettslig grunnlag:
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og universitets- og høyskoleloven § 3-9 og § 4-15. For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5).
For lærerutdanninger er det fastsatt nasjonale rammeplaner og retningslinjer som regulerer gjennomføringen av utdanningene og praksis.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysningene som behandles er: navn, kontaktinformasjon, tlf.nr, fødselsnummer, oppmøte. Helseopplysninger kan bli nødvendig i særskilte tilfeller, dette for å ivareta dine rettigheter som student, som eks. tilrettelegging av undervisning og eksamen.

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• Felles studentsystem (FS).

I hvilket system behandles personopplysningene?

• Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomføring av undervisning og eksamen, herunder Braathe– leverandør av BDM studieadministrative system Office365
• FS
• Bizview
• ASIMUT.

BDM har inngått databehandleravtale med våre databehandlere for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. Leverandørene skal opptre i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen

Utlevering

Personopplysningene utleveres til Lånekassen og Vitnemålsportalen. Eksterne og interne sensorer og veiledere, praksisinstitusjoner og andre universitet og høyskoler i forbindelse med søknad om opptak, resultatutveksling eller innpass ved andre utdanningsinstitusjoner.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i Asimut i forbindelse med undervisning, eksamen og praksis (navn, epost) kan bli utlevert til underleverandører Asimut benytter i USA. BDM har databehandleravtale med Asimut som ivaretar retningslinjene for GDPR.

Lagring
Personopplysninger innhentet i forbindelse med undervisning lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BDM. Din brukerkonto ved BDM (Office365) deaktiveres når du ikke lenger er aktiv student. Personopplysninger innhentet ved registrering av fremmøte (ASIMUT), slettes automatisk etter 18 måneder. Eksamensresultater og innvilget plass på studieprogrammet blir lagret for alltid.

BDM ønsker å synliggjøre sine aktiviteter og arrangementer gjennom video, lyd og bilde, både som ekstern markedsføring av våre tilbud, og som interninformasjon i våre informasjonskanaler (barrattdue.no og intranett), samt synliggjøring i de sosiale medietjenestene Facebook og Instagram.

Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for behandlingen er personopplysningsloven art.6 nr.1 a). Samtykkeskjema må være fylt ut på forhånd, se lenke under.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som blir behandlet i denne sammenheng er foto, lyd og videoopptak i forbindelse med undervisning, BDMs arrangementer og konserter.  

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv og aktiviteter
• arrangementer tilknyttet BDM.

I hvilket system behandles personopplysningene?
Bilder, video og opptak behandles i

• BDMs digitale studieadministrative system
• WordPress (BDMs nettside),
• Meta (Facebook og Instagram)
• Jottacloud
• Mediaflow

BDM har inngått databehandleravtale med Phonero for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. Leverandørene skal opptre i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen

Utlevering
Bilder/videoopptak benyttes i våre informasjonskanaler (barrattdue.no og intranett), og i sosiale medietjenester som Facebook og Instagram.

Overføring til utlandet?
Meta er tilsluttet rammeverket kalt Privacy Shield, som omhandler overføring av personopplysninger fra bla.a. EU til USA. Les mer her

Lagring
Etter personvernforordningens bestemmelse art.17 nr.1, legger BDM opp til sletting når det ikke lenger er nødvendige for formålet som det ble samlet inn eller behandlet for. BDM har utarbeidet rutiner for lagring og sletting for hvert enkelt formål. 

Samtykket er frivillig og kan når som helst trekkes tilbake.  

BDM har behov for å behandle dine personopplysninger når du kontakter oss med spørsmål, for informasjon og/eller for studieveiledning.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 1-3, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5).

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som behandles i forbindelse med studenthenvendelser kan være

• kontaktinformasjon (tlf. nummer, postadresse og e-postadresse) fødselsnummer,
• studieinformasjon (kull, studieprogram, karakterer, permisjoner og lignende)
• informasjon du selv gir oss i forbindelse med henvendelsen.

Hvor er opplysningene hentet fra?
Deg selv og Felles studentsystem (FS)

Hvor behandles personopplysningene?
Personopplysningene lagres i BDM studieadministrative systemer. Det er kun høyskoleadministrasjonen og rektorat som har tilgang på opplysningene. Kun ansatte som har behov for tilgang til personopplysninger, skal få slik tilgang.

BDM har inngått databehandleravtale med våre databehandlere for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. Leverandørene skal opptre i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen

Utlevering
BDM utleverer ikke personopplysninger innhentet ved studenthenvendelser.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med studenthenvendelser overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å behandle henvendelsen din. I enkelte tilfeller vil saksbehandling lagres til du har avsluttet ditt studie ved BDM.

BDM har behov for å behandle personopplysningene dine i forbindelse med søknad til- og gjennomføring av utveksling.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 1-3 og avtale med den enkelte.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som behandles er:

• dokumentasjon som kreves for opptak ved studiestedet
• kontaktinformasjon (tlf. nummer, postadresse og epostadresse) fødselsnummer,
• studieinformasjon (kull, studieprogram, karakterer, permisjoner og lignende)
• informasjon du selv gir oss i forbindelse med henvendelsen.

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• Felles studentsystem (FS)

Hvor behandles personopplysningene?
Personopplysninger i forbindelse med utveksling behandles i

• FS
• Erasmus without paper (EWP)
• søknadsportalen EASY dreamapply.
• Ved enkelte intuisjoner vil du benytte deg av en intern søknadsportal. Samt BDM studieadministrative systemer.
  

BDM har inngått databehandleravtale med Phonero for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. Leverandørene skal opptre i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen

Utlevering
Opplysningene utleveres til utdanningsinstitusjonen du søker opptak hos. I forbindelse med rapportering av utvekslingsopphold utleveres personopplysninger til Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (Hk-dir).

Overføring til utlandet?
Opplysningene utleveres til utdanningsinstitusjonene du har søkt opptak hos, BDM samarbeider i utgangspunktet kun med institusjoner tilknyttet EU/EØS.

Lagring
Opplysningene lagres så lenge du er tilknyttet et utdanningsforløp ved BDM.

For å forvalte BDMs eiendommer og sørge for BDM-studenters sikkerhet, er det installert adgangskontrollanlegg ved BDMs lokaler. Anlegget består av kortlesere, plassert ved inngangspartiene.

Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. BDM vurderer at interesser tilknyttet materiell og personlig sikkerhet veier tyngre enn de registrertes rettigheter.  

Kategorier av personopplysninger
Når adgangskort registreres i kortleser loggføres kortnummer og passeringsdata ved ankomst.

Hvor er opplysningene hentet fra?
Deg selv. 

Hvor behandles personopplysningene
Personopplysninger i forbindelse med adgang til BDM lokaler behandles i

• Infratec HiSec AIMS.

Utlevering
Opplysningene utleveres ikke til andre aktører. Infratec og Securitas kan få innsyn ved behov for brukerstøtte ev. feilretting i systemet.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med adgangskontroll overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Opplysninger innhentet i forbindelse med adgang til BDM lokaler lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BDM. Adgang til BDM lokaler og historikk fjernes ved studieslutt. 

BDM rapporterer data om våre søkere og studenter til Database for høyere utdanning (DBH), Lånekassen og Studentsamskipnaden (SIO) 

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for rapportering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 7-7 og § 7-8 samt utdanningsstøtteloven § 21 og § 23. 

Kategorier av personopplysninger 
Personopplysninger som behandles er:

• fødselsnummer/D-nummer
• statsborgerskap
• navn
• epostadresse
• fødselsnummer
• opplysninger om din studieprogresjon – herunder semesterregistrering, utdanningsplan, gjennomførte emner og resultater.

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Felles Studentweb (FS).

Utlevering
I forbindelse med rapportering av data for HBD studieprogrammer, utleveres personopplysninger til

• Database for høyere utdanning (DBH)
• i forbindelse med særattestasjon for private høyskoler utleveres opplysninger til revisjonsfirmaet Nitschke AS.
• Lånekassen, herunder informasjon om studentstatus, eksamensresultater og kvalifikasjonsgrunnlag.
• Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), herunder informasjon om studentstatus.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med rapportering overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Data som er rapportert til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen tas vare på som dokumentasjon. 

BDM kan få behov til å behandle dine personopplysninger ved mistanke om lovbrudd, og eventuelt påfølgende sanksjoner. Dette gjelder mistanke om bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt universitets- og høyskoleloven § 3-7, § 4-7, § 4-8, § 4-9 eller § 4-10.
For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5). For behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 10 samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (4).

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som behandles er:

• navn
• fødselsnummer
• institusjonsnummer til institusjonen du er søker/student ved
• vedtakstype
• vedtakets periode
• lovhjemmel
• studieklassifikasjon

Hvor er opplysningene hentet fra?
Personopplysninger er hentet fra

• Felles studentweb (FS)
• Nettskjema.no

Hvor behandles personopplysningene?
Personopplysninger i forbindelse med registrering av sanksjoner behandles i

• Felles Studentweb (FS).
  

Utlevering
Register for utestengte studenter (RUST). For mer informasjon, se personvernerklæring til RUST for mer informasjon.

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med annen nødvendig administrasjon overføres ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring
Etter personvernforordningens bestemmelse art.17 nr.1, legger BDM opp til sletting når det ikke lenger er nødvendige for formålet som det ble samlet inn eller behandlet for.

Når du besøker vår hjemmeside vil du få opp spørsmål om du godtar cookies (også kjent som informasjonskapsler). Dette er en tekstfil som lastes ned og lagres på datamaskinen når brukeren åpner en nettside. Cookies brukes for eksempel til å lagre innloggingsdetaljer eller registrere brukerens bevegelser på nettstedet.

Nettsidens cookies (informasjonskapsler):

Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a. 

Kategorier av personopplysninger
Ved innlogging til BDM nettsider behandles IP-adresse, aktivitetsmønster på nettside. 

Hvor er opplysningene hentet fra?
Besøkende på vår hjemmeside barrattdue.no. Besøkende blir bedt om samtykke til cookies ved første innlogging. 

Hvor behandles personopplysningene?

• Cookie Information – loggfører IP-adresse og samtykke til datainnhenting.
• Google Analytics – innhenter brukerdata til rapportering og statistikk over nettsidetrafikk.

Utlevering
Ved behov for brukerstøtte får CoreTrek AS tilgang til nettsiden. På nettsiden ligger det også en Facebook-pixel, som brukes til å spore brukeroppførsel på internett, slik at BDM kan lage og vise relevante annonser til brukere av nettsiden.

Overføring til utlandet?
Google kan overføre informasjon til tredjestater eller internasjonale organisasjoner dersom det foreligger en rettslig plikt til dette, eller dersom slike tredjestater behandler informasjon på vegne av Google. Mottatte opplysninger er underlagt Google sine retningslinjer for personvern

Lagring
Vi viser til Googles retningslinjer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger.

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologi for å vise annonser på og utenfor Metas tjenester. Meta gir BDM tilgang til brukerstatistikk fra våre Meta-profiler (f.eks Facebook og Instagram) slik at vi kan analysere hvordan innholdet vårt blir mottatt. Annonser rettes mot brukerne av våre profiler.

Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

Kategorier av personopplysninger
Hvilke personopplysninger Meta behandler for å vise deg annonser kan du lese her.

Hvor er opplysningene hentet fra?
Besøkende på Facebook og Instagram.

Hvor behandles personopplysningene?
Meta Business Manager.

Utlevering
Ved behov for brukerstøtte får Mint Media As tilgang til Meta Business Manager. For mer informasjon om hvordan Meta bruker dine personopplysninger, klikk her.

Overføring til utlandet?
Meta er tilsluttet rammeverket kalt Privacy Shield, som omhandler overføring av personopplysninger fra bla.a. EU til USA. Les mer her

Lagring
Vi viser til Metas retningslinjer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger.

Etter personvernforordningen art. 15-23 har du rett til å be om innsyn i personopplysningene som behandles av BDM, og be om at opplysningene slettes, korrigeres, begrenses og utleveres. Les mer om dine rettigheter her

Hvis du har spørsmål om Barratt Due musikkinstitutts personvernerklæring, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter kontakt Lydia.Ulleberg@bdm.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Ønsker du å melde om avvik på personvernreglene, benytt avviksskjema og send til Lydia.Ulleberg@bdm.no

Datatilsynet kan kontaktes dersom informasjonen/bistanden vi gir ikke er tilstrekkelig.