Personvernerklæring for ansatte

Informasjon om hvordan BDM håndterer dine personopplysninger som ansatt.

BDM har behov for å behandle personopplysninger ved søknad om ansettelse. 

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
  • Kategorier av personopplysninger
    Personopplysningene som behandles i forbindelse med søknadsprosessen er kontaktinformasjon, herunder navn, bakgrunn, telefonnummer, epostadresse, dokumentasjon på formell utdannelse og profilbilde.
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Opplysningene hentes fra deg selv. I noen tilfeller innhentes ytterligere informasjon fra andre instanser, som skattemyndighetene, NAV og/eller tidligere arbeidsgiver.
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Personopplysningene lagres i rekrutteringssystemet Talent recruiter, se gjerne personvernerklæringen til Talent recruiter for innsikt i hvordan de bruker, beskytter og overfører personopplysninger samlet inn via deres nettside.
  • Utlevering
    Personopplysninger utleveres ikke til eksterne aktører
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger innhentet ved ansettelsesprosesser til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Personopplysninger som ikke lenger er nødvendige å oppbevare ut fra det formålet de ble innsamlet for fjernes kontinuerlig, og senest etter 12 måneder. For søkere som får innvilget ansettelsesforhold lagres opplysningene i BDMs systemer frem til ansettelsesforholdet opphører.

For at du som ansatt skal kunne utføre dine arbeidsoppgaver (administrasjon, undervisning) vil du få systemtilgang til flere av BDM digitale systemer. 

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
  • Kategorier av personopplysninger
    Personopplysningene som innhentes for å opprette systemtilgang til BDM interne systemer er navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer og stillingsforhold. 
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Opplysningene hentes fra deg selv.
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Braathe gruppen (IT-leverandør og office365), Asimut (timeplanverktøy), Felles studentsystem (FS) og Fagpersonweb. Viser til personvernerklæring for FS (https://www.barrattdue.no/wp-content/uploads/2022/08/FS_HBD.pdf). Andre systemer du som ansatt vil få tilgang på: Simployer, Penneo (digital signering),  Phonero for ansatte med mobilabbonement og Nordea liv for ansatte som meldes inn i pensjonsordningen, samt forsikring for de som oppfyller vilkårene for forsikringsordningen. 
  • Utlevering
    Personopplysninger utleveres ikke til eksterne aktører.
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

For at du skal få utbetalt lønn og andre ytelser, i samsvar med hva som er avtalt, må vi behandle en rekke opplysninger om deg.

  • Rettslig grunnlag
    Behandlingsgrunnlaget er avtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Ved lønn under sykdom gir personopplysningsloven § 6 hjemmel for arbeidsgivers behandling av helseopplysninger som er nødvendig for å håndtere ansattes lønnsutbetalinger, jf. GDPR artikkel 9 
  • Kategorier av personopplysninger
    Det behandles personopplysninger som: navn, kontonummer, fødselsnummer, adresse, epostadresse, lønn, stillingsforhold, i tillegg kan det forekomme informasjon om fagforeningstilhørighet.
  • Hvor er opplysningene hentet fra
    Opplysningene hentes fra deg selv OG?
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Personopplysningene behandles i VISMA lønn, Simployer, Bizview (kun stillingsprosent). 
  • Utlevering
    Personopplysninger utleveres til Altinn (inntektsmeldinger til NAV), Skatteetaten (a-melding, innhenting og utlevering av skattetrekk), NAV (lønnstilskudd), lønnsopplysninger rapporteres årlig til Spekter via Aon for beregning av rammen for lønnsoppgjør.  Personopplysningene kan også deles med Nordea Liv, Statens Pensjonskasse. Lønnsopplysninger kan også utleveres til fagforening med hjemmel i tariffavtale. I tillegg kan opplysninger utleveres til kredittkortselskap mv. dersom du som ansatt har samtykket til det.
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Personopplysninger slettes når formålet de ble innhentet for ikke lenger er til stede eller grunnlag for behandling ikke lenger er til stede. Arkivregler kan imidlertid pålegge virksomheten en plikt til å lagre personopplysninger for en lengre periode.

I forbindelse med arbeidsrelaterte reiser vi dine personopplysninger bli behandlet for bestilling av reise og opphold. 

  1. Rettslig grunnlag
    Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og artikkel 9 nr. 2 b. I noen tilfeller art. 6 nr. 1 bokstav c (lovpålagt plikt til å følge opp ansatte, aml.)
  2. Kategorier av personopplysninger
    Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er: navn, adresse, telefonnr., fødselsdato, epostadresse, bankkortopplysning. Der det er nødvendig kan BDM be om passnummer og helserelaterte opplysninger (herunder allergi ev. behov for tilrettelegging).
  3. Hvor er opplysningene hentet fra?
    Personopplysningen er hentet fra deg selv
  4. I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Personopplysninger i forbindelse med reise behandles i Berg Hansen reisebyrå, ved avtale om utveksling lagres personopplysninger i Erasmus Without Paper (EWP) og NordplusMusic. 
  5. Utlevering
    I forbindelse med rapportering av utvekslingsopphold utleveres personopplysninger til Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (Hkdir)
  6. Overføring til utlandet?
    Personopplysninger behandles kun innenfor EU/EØS. Merk dog at data kan bli overført til selskaper som lagrer data utenfor dette området i forbindelse med reiser som geografisk er utenfor EU/EØS. Ved eksempelvis bestilte hotellopphold i USA så vil nødvendigvis personopplysninger finne veien til det aktuelle hotellet.
  7. Lagring
    Personopplysninger som ikke lenger er nødvendige å oppbevare ut fra det formålet de ble innsamlet for slettes ved ansettelsesforholdets slutt.

I forbindelse med oppfølging, tilrettelegging og saksbehandling vil BDM ha behov for å behandle dine persononopplysninger.

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandling er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og artikkel 9 nr. 2 b, samt artikkel 6 nr. 1 bokstav c iht. vår lovpålagte plikt til å følge opp ansatte iht. aml.
  • Kategorier av personopplysninger
    Personopplysninger som blir behandlet til dette formål er navn, lønn, stillingsforhold, bilde, fagforeningstilhørighet, opplysninger om nasjonalitet, informasjon om kompetanse, sykefravær, reise og utlegg, refusjoner, fri og permisjoner. 
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Personopplysningene er hetet fra deg selv
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Personopplysningene blir lagret i elektroniske og fysiske personalmapper. Det er kun HR-avdelingen, økonomiavdelingen og nærmeste leder som har tilgang på opplysningene. Kun ansatte som har tjenstlige behov for tilgang til personopplysninger, skal få slik tilgang.
  • Utlevering
    Personopplysninger behandlet i forbindelse med personaloppfølging utleveres ikke til eksterne aktører.
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Personopplysninger slettes når formålet de ble innhentet for ikke lenger er til stede eller grunnlag for behandling ikke lenger er til stede. Arkivregler kan imidlertid pålegge virksomheten en plikt til å lagre personopplysninger for en lengre periode, og der vilkårene for arkivplikt er oppfylt.

BDM er underlagt krav til arkivering og lagring jf. arkivloven. Arkiveringsplikten går foran sletteplikten i personopplysningsloven. Derfor vil dine personopplysninger lagres også etter avsluttet arbeidsforhold. 

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen er lov, i den grad virksomheten er pålagt å lagre opplysninger i henhold til blant annet bokføringsloven og arkivloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. I tillegg har virksomheten berettiget interesse i å oppbevare informasjon knyttet til arbeidsforholdet i tilfelle tvist om arbeidsforholdet eller avslutningen av det, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Virksomheten har også berettiget interesse i å ha oversikt over hvem som har vært ansatt og i hvilke perioder for å kunne bekrefte det ved spørsmål om attest.
  • Kategorier av personopplysninger
    Personopplysninger som blir behandlet i denne sammenheng er navn, kontaktinformasjon, lønn og stillingsforhold.
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Deg selv og BDM administrative system VISMA og FS.
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?
    Personopplysningene blir lagret BDM lønnssystem og i elektroniske og fysiske personalmapper. Det er kun HR-avdelingen, økonomiavdelingen og nærmeste leder som har tilgang på opplysningene. Kun ansatte som har tjenstlige behov for tilgang til personopplysninger, skal få slik tilgang.
  • Utlevering
    BDM utleverer ikke personopplysninger til andre aktører. 
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Personopplysninger som ikke lenger er nødvendige å oppbevare ut fra det formålet de ble innsamlet for blir fjernet.

Med formål å forvalte BDM eiendommer og sørge for BDM studenters sikkerhet, har BDM installert adgangskontrollanlegg ved BDM lokaler. Anlegget består av kortlesere, plassert ved inngangspartiene.

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. BDM vurderer at interesser tilknyttet materiell og personlig sikkerhet veier tyngre enn de registrertes rettigheter.  
  • Kategorier av personopplysninger
    Ved adgang til våre lokaler registreres følgende personopplysninger: kontaktinformasjon, kortnummer og passeringsdata ved ankomst.
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Deg selv
  • Utlevering
    Opplysningene utleveres ikke til andre aktører. Infratec/Securitas kan få innsyn ved behov for brukerstøtte ev. feilretting i systemet.
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Opplysninger innhentet i forbindelse med adgang til BDM lokaler slettes hver tredje mnd. Dine personopplysninger lagret i forbindelse med opprettelse av adgangskort fjernes ved ansettelsesforholdets slutt.

Barratt Due musikkinstitutt (BDM) ønsker å synliggjøre sine aktiviteter og arrangementer gjennom video, lyd og bilde, dette både som en del av ekstern markedsføring av våre tilbud, som interninformasjon i våre informasjonskanaler (barrattdue.no og intranett), og synliggjøring i de sosiale medietjenestene Youtube og Meta.

  • Rettslig grunnlag
    Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personopplysningsloven art.6 nr.1 a). Samtykkeskjema må være fylt ut på forhånd, se lenke under.
  • Kategorier av personopplysninger
    Personopplysninger som blir behandlet i denne sammenheng er foto, lyd og videoopptak i forbindelse med undervisning, BDM arrangementer og konserter.  
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Deg selv og BDM aktiviteter og arrangementer.
  • I hvilket system behandler vi dine personopplysninger
    Bilder, lyd- og videoopptak lagres i BDMs digitale mappelagringssystem og i WordPress (BDM nettside).
  • Utlevering
    Bilder/videoopptak benyttes i våre informasjonskanaler (barrattdue.no og intranett), og i de sosiale medietjenestene Youtube og Meta.
  • Overføring til utlandet?
    BDM overfører ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.
  • Lagring
    Etter personvernforordningens bestemmelse art.17 nr.1, legger BDM opp til sletting når det ikke lenger er nødvendige for formålet som det ble samlet inn eller behandlet for. BDM har utarbeidet rutiner for lagring og sletting for hvert enkelt formål. 

    Samtykket er frivillig og kan når som helst trekkes tilbake.  

Samtykkeskjema, klikk her

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologi for å vise annonser på og utenfor Metas tjenester. Meta gir BDM tilgang til brukerstatistikk fra våre Meta-profiler (feks Facebook og Instagram) slik at vi kan analysere hvordan innholdet vårt blir mottatt. Annonser rettes mot brukerne av våre profiler.

  • Rettslig grunnlag
    Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 
  • Kategorier av personopplysninger
    Hvilke personopplysninger Meta behandler for å vise deg annonser kan du lese her.
  • Hvor er opplysningene hentet fra?
    Besøkende på Facebook og Instagram.
  • Hvor behandles personopplysningene?
    Meta Business Manager.
  • Utlevering
    Ved behov for brukerstøtte får Mint Media As tilgang til Meta Business Manager. For mer informasjon om hvordan Meta bruker dine personopplysninger, klikk her.
  • Overføring til utlandet?
    Meta er tilsluttet rammeverket kalt Privacy Shield, som omhandler overføring av personopplysninger fra bla.a. EU til USA. Les mer her
  • Lagring
    Vi viser til Metas retningslinjer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger.

Etter personvernforordningen ar. 15-23 har du rett til å be om innsyn i personopplysningene som behandles av BDM, og be om at opplysningene slettes, korrigeres, begrenses og utleveres. Mer om dette og rutiner for å utøve sine rettigheter finner du her.

Hvis du har spørsmål om Barratt Due musikkinstitutts personvernerklæring, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter kontakt Lydia.Ulleberg@bdm.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Datatilsynet kan kontaktes dersom informasjonen/bistanden vi gir ikke er tilstrekkelig.